Las metodologías ágiles se han convertido en una forma popular y efectiva de gestionar en marketing digital. Estas metodologías se caracterizan por tener un enfoque flexible, colaborativo y adaptativo. Si no habías escuchado hablar de ellas, este es el momento justo para saber más.

¿Qué son las metodologías ágiles?

Podemos definir a las metodologías ágiles como una innovadora forma de trabajar, donde un proyecto se divide en equipos de trabajo, el cuál permite adaptarlo sobre la marcha, se hacen revisiones continuas para posteriormente corregirlo, sin la necesidad de crear un plan anticipado, es decir desde el inicio hasta el final. Esto nos da una visión más abierta e iterativa sobre el resultado, además de reducir los riesgos de cometer errores.

Otra definición es la que nos da Victor Hugo Dorantes, Project Manager en Marktube Group: “Son marcos de trabajo que te permiten interactuar con tu equipo para desarrollar proyectos. Son importantes porque vinieron a cambiar la forma en la que se tenía concebido el trabajo que parecía inmutable”.

Es importante entender que las metodologías ágiles nacen para privilegiar la interacción en los procesos y facilitar la colaboración del equipo con el cliente ante la necesidad de cambios durante el desarrollo del proyecto.

Una ventaja que identifica Victor es que “hay una horizontalidad donde todos los miembros del equipo pueden opinar y sentirse parte de un producto, además se pueden aplicar cambios rápidamente, al contrario de las metodologías tradicionales, donde tenemos a un gran sabio que todo lo sabe y se planea algo a 2 o 3 años. Es tener muchos imponderables que no tomas en cuenta”.

Para comprender un poco más a fondo esta metodología, es relevante conocer los cuatro pilares y los 12 principios de las metodologías ágiles, no precisamente se deben aprender de memoria pero ayuda mucho a identificar las bases de la misma:

Pilares: 

1. La interacción entre las personas tiene que ser prioritaria por encima de los procesos y herramientas. El enfoque principal se centra en las personas y su participación en la metodología.
2. Se le otorga mayor importancia al funcionamiento del software o producto. El objetivo principal es lograr un producto funcional, debe estar por encima de los registros de cada etapa. Solo se documentarán los aspectos esenciales y que sirvan para dicho producto.
3. La colaboración con el cliente tiene más valor que la negociación de un contrato. Considerar al cliente como un colaborador resulta la forma más efectiva de llevar adelante un proyecto, en lugar de enfocarse en el contrato. Debemos priorizar el trabajo con quien nos ha contratado.
4. Adaptarse a los cambios es fundamental. Aunque seguir un plan es beneficioso, este debe ser adaptable y flexible ante los cambios que puedan surgir. Aferrarse a la idea inicial hace que prácticamente cualquier proyecto termine en fracaso.

Principios:

1. El cliente en primer lugar a través de entregas tempranas y continuas: la entrega temprana y continua aumenta la probabilidad de satisfacer las demandas de los clientes y contribuye a la generación de un retorno de la inversión más rápido.
2. Estar siempre abierto a cambios: las solicitudes de cambio deben ser siempre bienvenidas, incluso en las últimas etapas de la ejecución del proyecto. A diferencia de la gestión de proyectos tradicional, en las metodologías ágiles, los equipos tienen como objetivo aceptar la incertidumbre y reconocer que incluso un cambio tardío puede tener mucho valor para el cliente final. 
3. Entregas con valor: originalmente fue establecido para las metodologías ágiles «entregar software que funcione con frecuencia, desde un par de semanas hasta un par de meses, con una preferencia hacia la escala de tiempo más corta». Aquí el principal objetivo es reducir el tamaño de los lotes que utilizas para procesar el trabajo.
4. Eliminar silos organizacionales entre los equipos: en este punto el objetivo es crear una sincronización entre las personas que crean valor y las que lo planifican o venden. Sólo así lograrás una colaboración interna fluida, lo que mejorará el rendimiento de tu proceso.
5. Motivación a los involucrados: al reducir la microgestión y potenciar a los miembros del equipo motivados, los proyectos se completan más rápido y con mejor calidad.
6. La comunicación, de preferencia, debe ocurrir cara a cara: la comunicación en persona reduce el tiempo de respuesta. Pero, con el desarrollo de la tecnología y equipos trabajando remotamente, podemos adaptar este principio ágil para la comunicación directa. Es decir, cuando tengas una manera de llegar rápidamente a tu equipo para discutir asuntos de trabajo, hazlo.
7. Un software de trabajo es la principal medida de progreso: no importa cuántas horas de trabajo hayas invertido en tu proyecto: si el resultado no es lo que tu cliente espera, tienes problemas.
8. Mantén un ritmo de trabajo sostenible: al utilizar una metodología ágil, uno de los objetivos es evitar sobrecargas y optimizar la forma de trabajo de tus equipos para que puedas realizar entregas con frecuencia y responder a los cambios.
9. La excelencia continua mejora la agilidad: al mantener la excelencia operativa, tus equipos tienen menos problemas para reaccionar a los cambios y mantienen la agilidad.
10. La simpleza es importante: siempre que puedas hacer algo de manera sencilla, hazlo, al final ¿por qué perder tiempo complicándote? Ten esto en consideración al  implementar una metodología ágil y evita hacer algo por el simple hecho de hacerlo.
11. Equipos más libres generan más valor: equipos motivados generan el máximo valor para el cliente. Fíjate: Si tienes que conducir hacia adelante a tus equipos, tal vez aún no es el mejor momento para implementar una metodología ágil.
12. Reflexiona sobre tu forma de trabajar para aumentar la productividad: tú y tus equipos deben reflexionar sobre cómo ser más eficaces, discutan lo que salió mal y hagan los ajustes necesarios para volver a empezar. Sólo así, serás capaz de experimentar y mejorar tu rendimiento continuamente.

Tipos de metodologías ágiles

Existen muchos tipos de metodologías ágiles, la mayoría de ellos están centrados en la industria del desarrollo de software, pero hay otros que pueden ser aplicados en las agencias de marketing digital:

• Kanban. 

La palabra proviene de origen japonés y significa “tarjeta visual”. Su principal función es representar de forma gráfica el flujo de trabajo, por lo tanto cualquier equipo puede observar el proceso, establecer prioridades, identificar problemas y checar avances. Una manera más fácil de visualizarlo son con las plataformas Trello y Monday, ya que te permiten tener organizadas tus listas o tarjetas para que haya una mejor comunicación con el equipo.

• Extreme Programming

Se trata de una metodología de desarrollo cuyo propósito es promover la aplicación de prácticas de ingeniería apropiadas para la creación de software, con el objetivo de diseñarlo a la medida de los requerimientos cambiantes del cliente. Este tipo de metodología surgió gracias a Kent Beck, autor del primer libro en este ámbito llamado “Extreme Programming Explained: Embrace Change”, publicado en 1999.
Scrum es de las más utilizadas y un punto a favor es que ambos tipos se pueden combinar, dando como resultado una forma de trabajar más eficiente, pues asegura un control sobre los proyectos y una implementación más efectiva. El XP también toma en cuenta que los cambios durante la marcha del proyecto son esenciales e inevitables.

• Gestión extrema de proyectos 

Este tipo de metodología es aplicado, por lo general, a proyectos muy complejos y con un alto nivel de incertidumbre, la adaptación es mucho más constante hasta que se alcanza el resultado deseado, tanto por cliente como por el equipo. Debido a esta adaptación, los cambios son espontáneos, con frecuencia se hacen prácticas de prueba y error, así que es normal que los equipos cambien de estrategia a las pocas semanas.

• Scrum. 

Es la más utilizada y conocida de todas. Esta tiene como objetivo la mejora continua e incremental de un producto o servicio mediante ciclos cortos de experimentación. Los equipos de Scrum deben ser pequeños (no más de 9 personas), multidisciplinarios y autogestionados.

Victor nos define los roles y lo que hacen: 

• Product Owner es el que tiene la visión del cliente, está en constante movimiento de una esfera hacia otra, por lo mismo conoce qué hace cada equipo.
• Scrum Master es el líder servicial, quién organiza todo, debe servir para y por el proyecto además de estar a disposición del equipo.
• Scrum developer team son todas las personas que están involucradas en el proyecto y que tienen tareas específicas a realizar siempre en colaboración.

El liderazgo es parte importante de un equipo en Scrum, si quieres saber cómo serlo puedes leer Cómo liderar equipos sin morir en el intento.

En Scrum se trabaja por unidades de tiempos llamadas Sprints, generalmente equivale a 2 semanas, tiempo durante el cual cada miembro del equipo debe ejecutar una serie de tareas previamente acordadas.

Ya conocimos los roles, es momento de hablar de los eventos, existen cuatro etapas:

• Sprint Planning es una reunión donde se traza el trabajo a realizar durante un Sprint. En esta reunión, todo el equipo define claramente los objetivos y se asigna el trabajo necesario para lograrlos.
• Daily Meeting es una reunión diaria de 15 minutos. En esta, el equipo tiene la oportunidad de ponerse en el mismo canal y elaborar una estrategia para las próximas 24 horas. También se analiza el trabajo del día anterior.
• Retroalimentación de Sprint. Se lleva a cabo después de que termina un Sprint. El equipo presenta el trabajo completado y habla sobre lo que salió bien y cómo se resolvieron los problemas. 
• Retrospectiva de Sprint. Proporciona un foro dedicado para que el equipo analice su proceso durante el Sprint anterior y haga adaptaciones según sea necesario.

Ya por último tenemos los artefactos, son únicamente registros físicos que proporcionan detalles del proyecto para un mejor entendimiento de los datos. Los artefactos incluyen el backlog del producto, la acumulación de Sprint y los incrementos de productos.

¿Cómo implementar las metodologías ágiles EN la gestión de proyectos?

Lo primero es tener una reunión estratégica para fijar los objetivos del proyecto, deben participar todas las partes implicadas, incluidos el Project Manager, Scrum Master y los principales responsables del equipo. La finalidad de ésta es definir bien el resultado final del proyecto.

Si quieres saber más sobre la gestión de proyectos puedes leer ¿Cómo trabaja día a día un Project Manager en una agencia de marketing?

Posteriormente se crea un cronograma del plan de acción a seguir. Es importante que el registro contenga la siguiente información:

• Objetivos del proyecto.
• Entregables prioritarios y sprints que compondrán cada uno de ellos.
• Tiempo y medios que se necesitarán en cada fase del proyecto.
• Inconvenientes que podrían surgir durante su realización.

Cuando se tenga listo el cronograma se deberá compartir con todos los integrantes del equipo, donde estarán puntualizadas las prioridades y actividades. Durante su preparación, deberemos tener en cuenta la complejidad del proyecto, los sprints incluidos en cada entregable (normalmente, son entre 3-5) y la duración que se ha establecido previamente para ellos.

Al inicio de cada sprint, el equipo se reunirá para ver y repartir aquellas tareas pendientes del proyecto que pueden asumirse en un periodo de tiempo fijado. “Las tareas se hacen con un objetivo claro y definido, se hacen bajo un precepto que se llama SMART (Small, Medible, Actionable, Reliable y Time-bound), como su nombre lo indica la tarea debe ser pequeña para que se puedan tomar varias y sea entendible, medible porque tienes que hacer un monitoreo constante de las métricas, ágil en la implementación de tiempos más cortos, confiable porque debes llevar un control preciso del alcance, recursos, cronograma y finanzas del proyecto y finalmente no perder de vista el tiempo que le dedicamos a cada tarea como parte de un objetivo”, nos comenta Victor.

Es importante tener daily meetings (de 10-15 minutos) ya que esto ayuda a los equipos a ponerse al día y hablar sobre en qué punto se encuentra el proyecto: si las tareas del día anterior se completaron, en qué se trabajará ese día, con qué obstáculos se están encontrando, etc.

Al final de cada sprint, se realiza una sesión para mostrar el trabajo hecho al equipo y a las partes interesadas. Antes de seguir con el proyecto, este es un buen momento para revisar el plan de acción, comprobar si se cumplieron con los objetivos de la etapa y analizar cómo fue y qué cosas se podrían mejorar.

Las metodologías ágiles son ideales al momento de aplicarse para organizar el trabajo de una empresa y mejorar sus resultados, a la vez que ahorran tiempo e inversión, sin embargo, su uso no es garantía de éxito, lo que a un equipo le funcionó puede que a otro no, por eso se debe trabajar poco a poco, aprender de los errores, motivar a los equipos y no perder de vista los objetivos. La elección de la metodología ágil adecuada para un proyecto de marketing digital dependerá de factores como la naturaleza del proyecto, tamaño del equipo y los requisitos específicos del cliente. Es importante evaluar las necesidades del proyecto y adaptar la metodología de acuerdo a ello.